Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm kann man mehr, als Daten eine Liste einzutragen. Das Programm hilft bei der Ordnung der Daten, kann wichtige Informationen errechnen und sogar bei der Präsentation helfen. Wenn man das Programm beherrscht, gibt es unzählige Anwendungsmöglichkeiten, seine Daten zu nutzen. Auch für Anhänger bieten die Programme bereits viele Funktionen, die einfach und effektiv zu nutzen sind. Die einfachsten Funktionen sind mathematische Operationen. Aus den eingegebenen Zahlen können Summen, Differenzen oder Produkte gebildet werden. So kann man zum Beispiel eine Bilanz in die leere Tabelle eingeben und sich die Summen und Überschüsse errechnen lassen.

Damit man nicht von Hand unzählige Daten mehrfach eingeben muss, kann man einige Funktionen auch nutzen, um einiges zu automatisieren. Soll zum Beispiel die Mehrwertsteuer von etwas berechnet werden, kann man den unterschiedlichen Mehrwertsteuersatz in einer gesonderten Datenbank festhalten. Das Programm sucht dann nach dem richtigen Satz und rechnet die Steuer aus. So kann man mit einer Eingabe gleich mehrere Tabellen füllen. Hierfür muss zunächst eine Umgebung geschaffen werden, in der diese Querverweise bestehen. Um viel Zeit zu sparen, kann man im Internet eine Tabellen-Vorlage suchen und die eigenen Daten hier eintragen.

So gibt es zum Beispiel eine kostenlose Tabellen-Vorlage für Unternehmer, die ihren Kunden Rechnungen schreiben müssen. Hier hat man eine Tabelle, in der die Kundendaten eingegeben werden, eine weitere für die eigenen Daten, wie Kontonummer und ähnliche Einstellungen. Auf der dritten Tabelle werden dann die Posten, für die die Rechnung gestellt wird, aufgeführt. Das Programm rechnet die Gesamtsumme aus und fügt alle für die Rechnung notwendigen Daten in die Rechnungsvorlage ein, die man dann ausdrucken kann. Man muss nur noch die Kundennummer eintragen und alle Kundendaten werden in das Formular eingefügt. Mit einer guten Tabellen-Vorlage sind also die Rechnungen schneller geschrieben und sogar fertig für den Ausdruck formatiert. Auf Wunsch kann auch das Datum drei Tage vorgesetzt werden, damit die Rechnung pünktlich abgeschickt wird.